RoVen Smanjuh

Pemecahan masalah didefinisikan sebagai respon terhadap suatu hal yang berjalan baik maupun berjalan buruk. masalah (problem) merupakan suatu keadaan atau kejadian yang merugikan atau berpotensi akan merugikan bagi perusahaan dengan cara negatif atau sebaliknya, yaitu hal yang menguntungkan atau berpotensi menguntungkan bagi perusahaan dalam cara yang positif.

Sedangkan keputusan diartikan sebagai hal atau tindakan yang terpilih dari berbagai usaha yang telah dilakukan.

FASE-FASE PEMECAHAN MASALAH

Menurut Hebert A. Simon, dalam proses pemecahan masalah ada empat aktivitas yang harus dilakukan para manajer dan pengambilan keputusan lainnya, yaitu:
1. Aktivitas kecerdasan. Mencari lingkungan yang kondusif untuk mendadpatkan suatu solusi.
2. Aktivitas desain. Menciptakan, mengembangkan dan menganalisais tindakan-tidakan yang mungkin dilakukan.
3. Aktivitas pemilihan. Memilih tindakan tertentu dari berbagai kemungkinan yang ada.
4. Aktivitas meninjau ulang. Menilai kembali pilihan atau keputusan yang telah diambil.

KERANGKA KERJA PEMECAHAN MASALAH

Ada dua kerangka yang digunakan dalam pemecahan masalah, yaitu model sistem dan model lingkungan. Model/pendekatan sistem berupa kerangka kerja perusahaan sebagai suatu sistem. Dalam kerangka ini, elemen-elemen penting diidentifikasi, termasuk aliran data, informasi dan keputusan-keputusan yang menghubungkan elemen-elemen tersebut. dalam Proses pemecahan masalah dikelompokkan dalam 3 fase, yaitu:
1. Fase pertama, yaitu fase upaya persiapan
2. Fase kedua, yaitu fase upaya definisi atau penentuan
3. Fase ketiga, yaitu fase upaya solusi
Model lingkungan digunakan untuk dapat memahami lingkungan perusahaan dan interaksi antara perusahaan dan masing-masing elemen lingkungan dalam bentuk aliran sumber daya.

PENTINGNYA PANDANGAN TERHADAP SISTEM.

Dalam menggunakan model sistem umum dan model lingkungan sebagai dasar untuk memecahkan masalah, harus diawali dengan membuat pandangan terhadap sistem, yaitu memandang operasi-operasi bisnis sebagai sistem yang berada dalam sebuah lingkungan yang lebih besar.

Pandangan sistem meliputi hal-hal sebagai berikut:

1. Melindungi para manajer agar tidak menemui kesulitan dan kebingungan berhadapan dengan kompleksnya struktur organisasi perusahaan dan detail-detail pekerjaan.
2. Memahami pentingnya menentukan tujuan kegiatan secara benar.
3. Menekankan pentingnya semua bagian dari organisasi untuk bekerja sama tanpa kecuali.
4. Memahami interkoneksi antara organisasi dengan lingkungannya.
5. Menempatkan informasi timbal balik sebagai hal yang penting, yang hanya dapat dicapai menggunakan sistem lingkungan tertutup(close-loop sistem).

MEMBANGUN BERDASARKAN KONSEP

Proses pemecahan masalah terdiri dari elemen-elemen dasar, yaitu : standar, informasi, batasan, dan solusi alternatif. Standar ini menggambarkan kondisi yang harus dicapai. Untuk memenuhi standar, seorang manajer harus mempunyai informasi mengenai kondisi yang telah dicapai saat ini. Perbedaan antara kondisi yang harus dicapai dan kondisi yang telah dicapai menghasilkan kriteria solusi, yaitu apa yang harus dilakukan untuk memperbaiki kondisi yang ada menjadi kondisi yang sesuai dengan kondisi yang diharapkan. manajer bertanggung jawab untuk mencari solusi-solusi alternatif, jika solusi alternatif telah diidentifikasi, sistem informasi bisa digunakan untuk mengevaluasi setiap solusi alternatif tersebut.

Dalam evaluasi harus dipertimbangkan berbagai hambatan yang mungkin timbul, hambatan-hambatan internal timbul karena terbatasnya sumber daya perusahaan. hambatan lingkungan timbul karena tekanan-tekanan dari berbagai macam elemen yang menghambat aliran sumber daya keluar dan masuk perusahaan. bila semua elemen ini sudah ada dan manajer memahaminya, maka solusi untuk memecahkan masalah akan ditemukan.

MEMILIH SOLUSI TERBAIK

Pemilihan solusi terbaik dapat dilakukan dengan cara yang berbeda. Henry Mintzberg, seorang ahli manajemen teori, mengidentifikasi tiga pendekatan yang berbeda dalam menentukan solusi terbaik.
- Analisis. yakni evaluasi secara sistematis terhadap pilihan-pilihan yang ada.
- Penilaian. yakni proses pemikiran dan pertimbangan dari seorang manajer
- Negosisasi. yakni perundingan antara beberapa manajer.

Dalam buku ini, pemilihan solusi terbaik untuk memecahkan masalah diutamakan menggunakan pendekatan analisis. namun demikian ketiga pendekatan ini dapat digunakan secara bersamaan untuk mendapatkan solusi yang tepat dan optimal.

MASALAH VERSUS GEJALA.

Gejala merupakan suatu kondisi yang dihasilkan oleh masalah. gejala biasanya lebih mudah terlihat dibandingkan dengan masalah. gejala tidak menjelaskan apa yang sesungguhnya terjadi secra keseluruhan. manajer harus melihat apa yang ada di bawah gejala untuk menemukan apa yang sebenarnya menjadi sumber masalah.

STRUKTUR PERMASALAHAN

Ada berbagai macam jenis masalah, yaitu:
1. Masalah terstruktur, yaitu masalah yang memiliki elemen-elemen yang saling berhubungan di mana masing-masing elemen dan hubungannya dapat difahami oleh manajer.
2. Masalah semi terstuktur, yaitu masalah yang sebagian elemennya difahami dan sebagian lagi tidak difahami oleh manajer
3. Masalah tidak terstruktur, yaitu masalah yang elemen-elemennya atau hubungan antarelemennya tidak difahami oleh manajer.

JENIS-JENIS KEPUTUSAN

Hebert A. Simon menetapkan metode untuk mengklasifikasikan keputusan.
1. Keputusan terprogram, adalah keputusan yang “berulang dan rutin yang diambil mengikuti prosedur-prosedur yang telah ditetapkan. Masalah yang dipecahkan dengan keputusan terprogram adalah dianggap sebagai sesuatu yang baru (de novo) saat masalah tersebut timbul.”
2. Keputusan tidak terprogram, adalah keputusan yang tidak terstruktur dan tidak berurutan, diambil untuk menengani masalah-masalah tidak terstruktur. Tidak ada metode tertentu untuk menangani masalahnya karena tidak pernah ada masalah bersifat kompleks sehingga penyelesaiannya memerlukan cara-cara khusus yang sama sekali baru.

KONSEP DSS (Decision Support Sistem)

G. Anthony Gorry dan Michael S. Scott-Morton meyakini bahwa sistem informasi yang terpusat pada satu permasalahan dan ditangani oleh satu orang manajer akan memberikan sistem pendukung yang lebih baik. Kisi-kisi yang diilustrasikan menggolongkan masalah-masalah ke dalam struktur masalah dan tingkat manajemen. Tingkat paling atas sebagai tingkat perencanaan strategis, tingkat menengah disebut tingkat manajemen control, dan tingkat yang paling rendah disebut tingkat kontrol opersional.

G. Anthony Gorry dan Michael S. Scott-Morton menggunakan istilah Sistem Penunjang Pengambilan Keputusan (Decision Support Sistem-DSS) untuk menggambarkan suatu sistem yang dapat menyediakan dukungan-dukungan yang diperlukan. Selanjutnya Istilah DSS kemudian digunakan untuk menggambarkan sistem yang dirancang untuk membantu seorang manajer suatu departemen dalam memecahkan suatu masalah yang spesifik. Sistem ini adalah sistem yang memerlukan kerjasama antara seorang manajer dan komputer sehingga didapatkan hasil yang optimal.

MODEL DSS

Model adalah penyederhanaan atau ringkasan (abstraction) dari sesuatu. Model mewakili objek atau aktivitas yang disebut entitas (entity).

Jenis-jenis Model
Ada empat jenis dasar model :
1. Model Fisik. Adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi.
2. Model Naratif. Adalah jenis model yang menggambarkan dan menjelaskan suatu entitas secra langsung baik dalam bentuk lisan maupun tertulis.
3. Model Grafik. Merupakan model yang menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis atau simbol. model ini merupakan model yang sangat efektif dalam menjelaskan suatu entitas.
4. Model Matematika. semua rumus dan persamaan matematika adalah suatu model matematika. model ini memiliki kemampuan untuk memperkirakan output masalah-masalah tertentu yang bersifat eksakta.

KEGUNAAN MODEL

1. Mempermudah pemahaman
2. Mempermudah komunikasi
3. Memperkirakan masa depan

KLASIFIKASI MODEL MATEMATIKA

1. Model statis (yang tidak menyertakan waktu sebagai variabel dan model dinamis yang menyertakan waktu sebagai variabel)
2. Model probabilistik dan deterministik. Probabilitas adalah peluang terjadinya sesuatu. Model yang mencakup probabilitas disebut model probabilistic dan yang tidak mencakup probabilitas disebut model deterministic.
3. Model optimisasi ( model yang memilih solusi terbaik dari berbagai alternatif) dan model suboptimisasi/satisficing model, yaitu model yang memungkinkan manajer memasukkan serangkaian keputusan kemudian model memproyeksikan hasil-hasilnya.

SIMULASI

Simulasi adalah aktivitas-aktivitas yang menggunakan model dan berfungsi memperkirakan efek dari pengambilan keputusan dalam pemecahan masalah.

KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PENGGUNAAN MODEL MATEMATIKA

Keuntungan
1. Menjadi sebuah pengalaman belajar bagi manajer
2. Kecepatan proses simulasi memungkinkan sejumlah besar alternative dimasukan untuk dipertimbangkan
3. Mampu meramal atau memperkirakan masa depan
4. Biaya penggunaan model jauh lebih murah dari pada metode trial and error

Kerugian
1. Kesulitan dalam pemodelan suatu sistem bisnis akan menghasilkan model yang tidak mampu menampung semua pengaruh terhadap entitas.
2. Diperlukan kemampuan yang tinggi di bidang matematikan untuk menggunakan dan mengembangkan model yang lebih kompleks

KECERDASAN BUATAN (ARTIFICIAL INTELLIGENCE)

Artificial intelligence (AI) adalah aktivitas dalam menyediakan alat atau mesin seperti komputer yang memiliki kemampuan untuk berperilaku cerdas dengan standar kecerdasan manusia. kecerdasan buatan adalah salah satu aplikasi komputer yang paling canggih, seolah-olah membuat duplikat pola fakir tertentu dari manusia.
Pada tahun 1956 istilah artificial intelligence diperkenalkan oleh john McCarthy sebagai tema pada suatu konferensi yang diadakan di darmouth college. di tahun yang sama program komputer kecerdasan buatan pertama yang disebut teori logika diperkenalkan. selanjutnya dikembangkan program pemecah masalah umum (General Problem Solver/GPS), SIM dan DSS. hingga saat ini penelitian di bidang AI terus berlanjut dan AI telah berkembang menjadi salahs atu area aplikasi komputer yang solid.

Kecerdasan buatan terdiri dari beberapa area, tetapi yang dapat berfungsi sebagai sistem pendukung pengambilan keputusan adalah sistem pakar. sitem pakar (expert sistem). sistem pakar adalah suatu program komputer yang berusaha untuk menampilkan kecerdasan manusia dalam bentuk heuristic. sistem pakar memerlukan dasar-dasar pengetahuan yang terdiri dari aturan-aturan dan mesin penarik kesimpulan (inference engine) yang dapat menganalisis dasar-dasar pengetahuan dan menentukan nilai suatu solusi.

Penentuan nilai suatu solusi disebut goal variable. selain sistem pakar, kecerdasan buatan juga memiliki area-area kerja lainnya seperti jaringan-jaringan neural (neural network), sistem cepat tanggap (perceptive sistem), robot, perangkat keras kecerdasan buatan dan sistem pengolah bahasa (natural language processing). sistem pakar menawarkan berbagai pilihan untuk membuat keputusan diatas kemampuan para manajer, selain itu sistem pakar dapat menjelaskan alur pemikiran yang mendasari alasan pemilihan suatu solusi.


SISTEM PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN BERKELOMPOK (GROUP DECISION SUPPORT SISTEM)

GDSS merupakan sebuah sistem berbasis komputer yang mendukung sekelompok orang yang tergabung di dalam satu tugas atau sasaran yang sama dan memiliki satu sarana tertentu yang berfungsi saling menghubungkan orang-orang yang ada dalam kelompok tersebut. GDSS berkontribusi dalam pemecahan masalah dengan cara menyediakan sebuah rancangan yang kondusif terhadap komunikasi

Pendapat Kelompok:

Kemampuan manajer dalam mengambil keputusan yang tepat sangat dibutuhkan dalam sebuah organisasi. efektif/tidaknya seorang manajer dapat dilihat dari pendekatan/model yang digunakan dalam mengidentifikasi masalah dan sekaligus menentukan solusi dari permasalahan yang ada.

Pendekatan system dan pendekatan lingkungan yang diajukan sebagai kerangka dalam pemecahan masalah sudah tepat digunakan. kedua pendekatan tersebut dapat dijadikan sebagai pegangan oleh para manajer dalam pengambilan keputusan.

Dalam buku tersebut dituliskan bahwa dalam pengambilan keputusan, perlu memperhatikan elemen-elemen dasarnya, yaitu: standar/ criteria ideal keadaan yang harus dicapai, informasi/keadaan yang telah dicapai, batasan yang dimiliki perusahaan dan hambatan dari lingkungan sekitar, serta solusi alternatif yang dimunculkan setelah teridentifikasi akar permasalahannya.

Dengan mengetahui elemen-elemen dasar, dapat memudahkan manajer berhadapan dengan kompleksnya struktur organisasi perusahaan dan manajer lebih memahami interkoneksi antara organisasi dengan lingkungannya.

Decision support system (DSS) merupakan salah satu bentuk kecerdasan buatan yang dirancang untuk membantu seorang manajer dalam memecahkan suatu masalah yang spesifik. keempat model DSS (model fisik, naratif, matematika dan grafik) dapat digunakan sesuai dengan tingkat permasalahan yang akan dipecahkan. 

Sumber : http://www.gudangmateri.com/2010/10/sistem-pendukung-pengambilan-keputusan.html